تکنیک‌های حل مساله هنگام رویارویی با مشکل
آشنایی با تکنیک‌های حل مساله یک مهارت ارزشمند است که فقط با تمرین مداوم می‌توان آن‌را یاد گرفت و کامل کرد. طیف گسترده‌ای از مدل‌ها و روش های حل مساله برای کمک به ارزیابی و حل مشکلات متنوع با درجات مختلف پیچیدگی موجود است. زمانی که به عنوان یک مدیر از شما خواسته می‌شود الگویی انعطاف پذیر و قابل انطباق با توجه به شرایط خاص را انتخاب کنید؛ انتخاب شما باید به بخشی خودکار و جدایی ناپذیر از شیوه‌های کاری شما تبدیل شود. حل مشکل، پلی بین چگونگی وضعیت در حال حاضر و حالت ایده آلی که باید رخ دهد را تشکیل می‌دهد. برای بستن این شکاف، شما باید اصل مساله و راه حل انجام آن ها را بدانید.
مهم ترین مراحل در تکنیک‌های حل مساله تعریف صحیح مشکل موجود است. نحوه تعریف مساله، تعیین کننده چگونگی تلاش برای حل آن خواهد بود. به عنوان مثال، اگراز یک مشتری در مورد یکی از اعضای تیم پروژه‌ی خود شکایتی دریافت کردید، راه‌حل‌های ارائه شده‌ی شما بسته به نحوه‌ی تعریف مشکل متفاوت خواهد بود. اگر مشکل را عملکرد ضعیف اعضای تیم تعریف کنید، راه‌حل‌های متفاوتی پیش رو خواهد بود تا متوجه شوید مشکل از تیم خودتان است یا مشتری.
تفاوت بین حل مساله و تصمیم گیری
اگرچه بین تکنیک‌های حل مساله و تصمیم‌گیری، تمایز روشنی وجود دارد، این دو معمولاً با یکدیگر اشتباه گرفته می‌شوند. حل مسئله اساساً با تصمیم گیری متفاوت است. حل مساله زمانی است که مشکلی پیش می‌آید و کسی آن‌طور که باید رفتار نمی‌کند و یا چیزی در حال انحراف از حالت نرمال است یا اقدامی اشتباه پیش می‌رود. اما تصمیم گیری موردی از انتخاب بین گزینه های مختلف است. برای تصمیم گیری پاسخ به این سؤال ضروری است: «کدام رایانه را باید خریداری کنم؟» برای حل مسئله پاسخ به این سوال لازم است: «رایانه من کار نمی‌کند».
اکثر روش‌های حل مسئله از یک الگوی مشترک پیروی می‌کنند، در ابتدا با تعریف مسئله، حرکت به سمت بررسی راه‌حل‌های بالقوه و رسیدن به انتخاب، آزمایش و اجرای یک دوره انتخابی عملی، به اوج خود می‌رسد. مشکلات را می‌توان به یکی از دو دسته طبقه‌بندی کرد: سناریوی «رفع کامل مشکل» یا «رفع مقطعی مشکل»: در مرحله‌ی رفع کامل سعی می‌کنیم مشکل را ریشه یابی کنیم و در صدد رفع آن بر بیاییم و در مرحله‌ی رفع مقطعی احتمالا به فکر تصحیح راهکار قبلی نمی‌افتیم و فقط دنبال راهی هستیم که سریع‌تر به نتیجه دلخواه نزدیک شویم. مثلا گاهی در فضای رقابت در بازار ممکن است پیشنهادتان این باشد که بجای افزایش فعالیت، محصول فروشی را عوض کنید. برای دستیابی به اهداف خود این نوع سناریو به برنامه‌ریزی طولانی مدت نیاز دارد.
صرف نظر از شدت یا پیچیدگی مشکل در تکنیک‌های حل مساله باید نکات زیر را مد نظر داشته باشید:
- منظم و کامل باشید
- شواهدی ارائه کنید تا نشان دهد چگونه مشکل حل شده است. از عجله برای حل کردن آن خودداری کنید
- علل احتمالی را ارزیابی کنید
فرایند و چارچوب تکنیک‌های حل مساله
- مساله و مشکل را تعریف و درک کنید؛
- مقیاس مسئله را ارزیابی کنید؛
- اطلاعات را جمع آوری کنید؛
- علل اصلی را مشخص کنید؛
- آزمون فرضیه را انجام دهید؛
- از دیگران کمک بگیرید؛
- راه‌حل (های) پیشنهادی را در نظر بگیرید؛
- راه‌حل پیشنهادی را آزمایش کنید؛
- تصمیم خود را اجراکنید؛
- نظارت بر نتایج داشته باشید.
توضیحات برخی از موارد:
مشکل را تعریف کنید
وضعیت را به گونه‌ای تشخیص دهید که تمرکز شما روی مشکل باشد، نه فقط علائم آن. مفیدترین تکنیک‌های حل مسئله شامل استفاده از نمودار برای شناسایی مراحل مورد انتظار یک فرآیند و نمودار علت و معلولی برای تعریف و تحلیل دلایل اصلی است.
راه‌حل‌های جایگزین ایجاد کنید
یکی دیگر از روش‌های حل مساله این است که یک راه‌حل را به تعویق بیندازید تا چندین گزینه‌‌ی جایگزین حل مسئله ارائه شود. در نظر گرفتن گزینه‌های مختلف می تواند ارزش راه‌حل ایده‌آل شما را به میزان قابل توجهی افزایش دهد. بسیاری از راه‌حل‌های جایگزین برای مشکل باید قبل از ارزیابی نهایی ایجاد شود. یک اشتباه رایج که دربه کارگیری تکنیک‌های حل مساله به چشم می‌خورد این است که گزینه‌های جایگزین همانطور که ارائه می‌شود مورد ارزیابی هم قرار می‌گیرد. بنابراین به عنوان اولین راه‌حل قابل قبول انتخاب می‌شود. حتی اگر بهترین راه‌حل نباشد.
یک گزینه جایگزین را انتخاب کنید
گاهی اوقات شرایط طوری پیش میٰ‌رود که باید سراغ راه‌های جایگزین بروید که این فاکتور مهم نیز یکی از تکنیک‌های حل مساله است. مدیران موفق، از یک سری ملاحظات استفاده می‌کنند و همیشه راه‌‌حل‌هایی از پیش آماده برای روزهای سخت در نظر دارند. و همه‌ی افراد درگیر و کارمندان، موظف هستند این راه‌حل جایگزین را بپذیرند. البته ممکن است بعضی اوقات با توجه به شرایط پیش‌رو راه حلی از قبل موجود نباشد و همه‌ی تیم یا مدیر به تنهایی مجبور شوند برنامه‌ای جدید برای حل مشکل طراحی کنند. این امر راه حلی فوری در تکنیک‌های حل مساله به حساب می‌آید.
پیاده‌سازی و پیگیری راه‌حل
اگر بخواهیم تکنیک‌های حل مساله را گام به گام پیش برویم در این مرحله می‌باست راه‌حل خود را مورد بررسی قرار دهیم. ممکن است از بین رهبران افرادی برای اجرای پیگیری و پیاده‌سازی راهکارها با همکاران تعامل کنند. صرف‌نظر از چگونگی حل مشکل، باید بازخوردهایی نیز از افراد گرفته شود تا ببینیم راه‌حل به کار گرفته شده تا چه اندازه مفید بوده است. این امر امکان نظارت مستمر و آزمایش وقایع واقعی در برابر انتظارات را فراهم می‌آورد. پس از مشخص کردن راه‌حل مورد نظر خود، وقت آن است که اقدام کنید. اگر راه‌حل شامل چندین عمل قابل انجام باشد یا نیاز به اقدام دیگران داشته باشد، ایجاد یک برنامه عملی ایده خوبی است. در نهایت می‌توانید با استفاده از تکنیک‌های حل مساله که خدمتتان توضیح دادیم مشکلات را پشت سر بگذارید.
مشکلات همیشه اتفاق می افتند و فرصتی برای بهبود سیستم و روابط هستند. در واقع اطلاعاتی را در اختیار ما قرار می دهند که می توانیم از آنها برای رفع آنچه نیاز به اصلاح دارد استفاده کنیم و کار بهتری انجام دهیم. اگر با این دید به مشکلات نگاه می کنیم ، تقریباً می توانیم از مشکلات استقبال کنیم!
